Una entrevista real y cruda con Juliana y Natalia Ramírez

El 1 de abril de 2022 marca 10 años de servicio a nuestra comunidad local brindando apoyo a nuestros clientes en sus finanzas y operaciones comerciales.

Le preguntamos a las hermanas Ramírez, Juliana (presidenta y directora ejecutiva) y Natalia (directora de operaciones), qué habían aprendido en 10 años en el negocio, y sus respuestas fueron muy reales, transparentes y perspicaces. Hablaron de todo, desde lecciones personales hasta la gestión de un equipo, e incluso mencionaron cómo es administrar un negocio con tu propia hermana.

Esto es lo que en resumen fueron las lecciones más importantes que aprendieron a lo largo de 10 años en JR Bookkeeping:

1. Necesita un sistema de soporte sólido

Juliana: Necesitas personas en las que sepas que puedes confiar siempre. Necesitas personas que sueñen contigo, que trabajen contigo, que sean desafiadas contigo, que estén allí para ti. Por supuesto tengo a Natalia a mi lado en el negocio. Tengo a mi esposo y siempre digo que si no fuera por él cuidando de nuestra casa y de los niños, yo no podría brillar como lo hago. Mis padres y mi familia nos recuerdan nuestras raíces y nuestra fe y los principios que nos han dado. Siempre estarán ahí para apoyarnos pase lo que pase. Y para mí, mi Creador. Sé que Él me ha dado un propósito y un talento. Sé que no estoy solo porque tengo este increíble sistema de apoyo detrás de mí.

Natalia: Apoyo eso. Mi esposo y mi familia también han sido mi sistema de apoyo, y he aprendido a recordar de dónde vengo y a ser fiel a mis raíces y mis valores.

2. Nunca dejes de aprender

Juliana: Es importante que inviertas en ti y en tu propio crecimiento personal. En nuestro caso, hemos tenido un entrenador personal que nos ha ayudado con esos dolores de crecimiento como individuos. Debes saber que está bien buscar ayuda. Realmente puedo decir que estoy feliz con lo que me he convertido como persona.

Natalia: He crecido en muchos aspectos personal y profesionalmente durante mi tiempo en JRB. Sé que tengo un propósito aquí en la tierra y que estoy cumpliendo ese propósito a través de mis acciones diarias. Ya sea que esté escaneando recibos o ingresando datos, sé que estoy contribuyendo a un propósito mayor. Con cada día, estoy cumpliendo mi propósito en la vida.

3. Apóyate en tu comunidad

Juliana: Una clave importante de nuestro éxito en los últimos 10 años han sido las organizaciones locales que ayudan a las pequeñas empresas en nuestra comunidad. Los mentores y asesores de estas organizaciones han estado ahí para nosotros y nos han apoyado y ahora tenemos la oportunidad de retribuir a otras pequeñas empresas en nuestra comunidad a través de estas organizaciones también.

Women’s Economic Ventures

El Programa de capacitación para el trabajo por cuenta propia a través de Women’s Economic Ventures (WEV) realmente sentó las bases para mi negocio. Me enseñó cómo crear mi plan de negocios y me dio herramientas que me ayudaron a construir y hacer crecer mi negocio en los primeros años.

SCORE

Cuando comencé mi negocio, necesitaba ayuda con el marketing y no sabía por dónde empezar. Fue entonces cuando me conecté con SCORE. Me ayudaron a configurar mi primer sitio web y me enseñaron lo que necesitaba para tener presencia en línea. Ese fue realmente el punto de partida en el marketing y el crecimiento de mi negocio. Y ahora tengo la oportunidad de enseñar a otros propietarios de pequeñas empresas a través de los seminarios web mensuales de SCORE para los capítulos del condado de Ventura y Santa Bárbara.

Economic Development Collaborative

Mi asesor financiero y mentor a través de Economic Development Collaborative (EDC) me ayudó a comprender qué decisiones debía tomar en mi negocio, y también me ayudó a solicitar y recibir un préstamo a través de EDC.

Hace varios años, me desafió a aumentar significativamente mis precios. Dudaba y tenía miedo de hacer un cambio tan dramático, pero él me dijo que tenía que hacerlo.

Workforce Development Board of Ventura County

También hemos podido utilizar los servicios de la Junta de Desarrollo de la Fuerza Laboral del Condado de Ventura (Workforce Development Board of Ventura County). A través de sus subsidios de capacitación en el trabajo, pudimos crear oportunidades de empleo al tiempo que aumentamos nuestra capacidad para atender a los clientes. En 2017, fuimos honrados con el premio WDB Champion for Prosperity Award, por apoyar el desarrollo de la fuerza laboral en el condado de Ventura a través de la creación de empleos, la retención de empleos y la expansión comercial.

Así que mi aliento a otros dueños de negocios en este sentido es que busquen ayuda en sus propias comunidades. Hay organizaciones que se dedican a ayudar a las pequeñas empresas como la suya, y puede construir relaciones y asociaciones duraderas cuando se acerca a su comunidad como lo hemos hecho nosotros.

4. Invertir en Sistemas y Procesos

Juliana: Si hay algo que podría compartir para tener éxito en su negocio, es invertir en sistemas y procesos de trabajo. Una cosa es saber que los sistemas son importantes, pero otra cosa es implementarlos realmente en su negocio.

Aquí en JRB, tenemos una cierta manera de hacer las cosas. Un ejemplo de esto es nuestro proceso de contabilidad de 13 pasos. A pesar de que hemos tenido que modificarlo a lo largo de los años (probablemente estamos en nuestra cuarta versión), contamos con un proceso y todos en nuestro equipo saben cómo seguir ese proceso para que, si algo le sucede a cualquiera de los dos. Natalia o yo, el negocio seguirá adelante.

Honestamente, invertir en el desarrollo de estos sistemas ha sido un desafío y ha requerido mucha dedicación. A veces nos quedábamos despiertos hasta la medianoche clasificando y resolviendo estos procesos. Debido a que no tengo un título en negocios, tuve que resolver estas cosas por mí mismo, qué funciona y qué no. Y aunque Natalia tiene un título en negocios, a menudo dirá que es diferente en el mundo real y que no te enseñan todo en la escuela.

Pero bien vale la pena el tiempo y el esfuerzo. Tener estos sistemas implementados nos ha ahorrado horas y horas de tiempo y ha ayudado a todo nuestro equipo a estar en la misma página.

Natalia: Tienes que creer realmente que se necesitan sistemas y tomar medidas para implementarlos. Antes de que tuviéramos sistemas implementados, no teníamos consistencia cuando contratábamos nuevos empleados, porque simplemente hacían las cosas de la manera en que lo haría quien los entrenó. Una vez que Juliana y yo nos pusimos de acuerdo y llegamos a un acuerdo sobre cuál era la mejor manera de hacer las cosas, comenzamos a ahorrar mucho tiempo en las operaciones diarias.

Al principio, cometimos el error de pensar que podíamos esperar hasta que estuviéramos “más establecidos” para implementar estos procesos, pero en realidad, se necesita un sistema que funcione con dos o diez personas. Nuestra visión es continuar expandiéndonos, por lo que debemos tener en cuenta el objetivo final a medida que desarrollamos nuestros sistemas.

5. Conoce tus Fortalezas

Natalia: Creo que no todo el mundo está hecho para ser emprendedor. Sé que por mi parte, no puedo estar a ese nivel en ciertas cosas por mi tipo de personalidad. Yo sé eso de mí y por eso tengo a Juliana. Ella puede hacer todas las cosas empresariales mientras yo manejo las operaciones diarias detrás de escena del negocio.

Juliana: No todo puede depender de una sola persona. Aunque soy la visionaria y el espíritu emprendedor y la mariposa social, que son todas las cualidades necesarias en alguien para salir y promover el negocio, la verdad es que ambas hemos llegado a aprender una de la otra y entender que necesitamos de las dos. Por ejemplo, puedo tener una idea y decirle a Natalia lo que hay que hacer, pero no soy el mejor para implementarla. Le dejo esa parte a ella muchas veces.

6. Invierte en tu gente

Juliana: No se puede simplemente contratar personas y luego esperar que simplemente hagan su trabajo sin invertir en ellos el tiempo, la energía y los recursos para ayudarlos a crecer. Esto es en todos los aspectos, no solo en su vida profesional. También hay que invertir en su bienestar personal y espiritual. Necesitas apoyarlos en cada área de sus vidas.

Mirando hacia atrás, cuando hemos fallado en hacer esto es cuando hemos visto la tasa de rotación más alta o hemos tenido empleados excelentes y calificados que abandonan la empresa. También hemos tenido que aprender que no todo el mundo está destinado a este tipo de carrera, y tenemos que estar de acuerdo con eso.

El aspecto más importante de esto es dedicar tiempo al entrenamiento. No siempre lo hemos hecho bien, pero vemos que cuando hemos dedicado el tiempo a entrenar, la situación es mucho mejor.

7. Está bien dejarlo ir

Juliana: A veces es posible que hayas hecho algo de la misma manera durante mucho tiempo, pero luego te das cuenta de que ya no te sirve de la forma en que lo estás haciendo actualmente. Cuando soltamos esas cosas y las modificamos, nuestras vidas son mucho más fáciles.

Un ejemplo que me viene a la mente es cómo solíamos programar clientes. No nos gustaba enviar invitaciones de calendario a los clientes porque eso “estropearía” nuestro calendario. Así que teníamos dos métodos diferentes para programar, uno para nuestro equipo y otro para nuestros clientes. Pero ahora que hemos podido dejar de hacer las cosas como siempre las habíamos hecho, lo tenemos todo en un solo calendario y nuestras vidas son mucho más fáciles. Este es solo un ejemplo simple, pero podría nombrar cientos más como ese.

La conclusión es no permitir que su miedo al cambio le impida hacer ajustes en su negocio que lo ayudarán a avanzar.

8. Procura mantener una separación en tus relaciones laborales y personales

Juliana: Natalia y yo somos hermanas. Hemos podido aprender a separar lo personal del negocio, lo cual ha sido clave para nuestro éxito. Ha habido momentos como hermanas en los que no queremos hablar entre nosotros. Yo la molesto a ella, soy la hermana mayor, así que siempre tengo algo que decir :)

Pero eso no afecta nuestra relación laboral. Cuando se trata de trabajo, somos profesionales porque eso es lo que exige nuestro negocio. No tiene nada que ver con si me gusta o no en este momento.

9. Mantén un corazón abierto y una mente abierta

Natalia: A veces, puedes darle a alguien todo en bandeja de plata, pero eso no significa que se lo vayan a llevar. Para algunas personas, no puedes hacer lo suficiente. Así que aún asi invierte en las personas, pero debes saber que la forma en que responderan está fuera de tu control.

Cuando dejas pasar algo y lo delegas en otra persona y se pasa por alto, eso no significa que esa persona no sea digna de tu confianza. Cada vez que llegas a una nueva persona, tienes que confiar en ella. Y tienes que tener la piel gruesa. Si no lo haces, te decepcionarás continuamente. Tienes que decir: “Está bien, esto no funcionó debido a X, Y y Z, pero seguiremos adelante, haremos los cambios que sean necesarios y le daremos otra oportunidad”.

Quienquiera que suba a bordo no tiene nada que ver con tu experiencia previa. Tienes que verlo como una nueva oportunidad y abrir tu corazón.

Juliana: Los negocios se tratan de ganar confianza a través de la construcción de relaciones, por lo que cuando la relación no funciona de la manera que esperabas (con tus proveedores, clientes y tu equipo) es difícil. Todavía son parte de su comunidad. Aquí en Ventura y Santa Bárbara, somos una comunidad pequeña y es por eso que la comunidad es tan importante para nosotros. Todavía tenemos que cuidar esas amistades, incluso cuando una relación profesional no funciona como esperábamos.

10. Vigile su flujo de efectivo

Juliana: Cuando comencé con JR Bookkeeping, estaba arruinada, así que tomaba cualquier dinero que entrara en el negocio. Lo necesitaba en ese momento y realmente era mi única forma de supervivencia. Desafortunadamente, eso hizo que la empresa se endeudara con el IRS. Pero esto nos ha dado una lección para ayudar a nuestros clientes con:

Mucha gente piensa que el IRS es algo malo, como el monstruo que quiere atraparlos. Pero para nosotros, el IRS fue realmente nuestro salvador, porque cuando te atrasas tanto en el pago de impuestos, llega al punto en que el IRS dirá: “Oye, ¿qué está pasando?”

Cuando nos preguntaron qué estaba pasando, llegamos a un punto en el que pudimos admitir que había un problema y que necesitábamos ayuda, y nos ayudaron a seguir adelante y desarrollar un plan para no volver a atrasarnos.

Así que la lección para nosotros fue: “Está bien. Hay una razón por la que esto sucedió. E incluso si deberías haberlo sabido mejor, la pregunta es ¿Qué vas a hacer al respecto?

Y ahora, habiendo pasado por esa situación, tenemos una oportunidad única de ayudar a nuestros clientes que están pasando por el mismo tipo de situaciones (o exactamente la misma situación). Cuando nuestros clientes acuden a nosotros con el estrés de no tener la disciplina para cuidar sus finanzas, puedo relacionarme con ellos y mostrarles cómo hemos podido superarlo. Puedo decirles que si nosotros pudimos salir de esa situación, ellos también pueden.

Y no solo eso, sino que podemos brindarles un proceso y un sistema para ayudarlos a largo plazo. Les ayudamos a sacar la emoción de la relación con el dinero y solo hablar de los números.

Natalia: Porque queremos ser auténticos con quienes somos, usamos nuestras propias experiencias como herramienta para ayudar a los demás. Hemos aprendido de esas lecciones y les hacemos saber a otras personas que no están solas.

(Bono #11). Haz las cosas con un propósito, no solo por el dinero

Juliana: Hemos visto cómo la industria financiera ha sido malinterpretada y mal utilizada. Hemos tenido clientes a los que los contadores y CPA les estaban cobrando un brazo y una pierna, pero al final del día, todavía no entendían sus libros. Hemos tenido clientes que nos han dicho: “¿Por qué nadie ha explicado las cosas de la forma en que lo ha hecho usted? Esta es la primera vez que realmente entiendo mis finanzas”.

No estamos aquí solo para cobrarle el dinero que tanto le costó ganar. Estamos aquí para asegurarnos de que cualquier cosa que hagamos con sus finanzas tenga sentido para usted y marque una diferencia en su vida. Estamos aquí por usted. Usted acude a nosotros en busca de una solución, y debemos asegurarnos de que le proporcionamos esa solución.

Esperamos con gran interés nuestros próximos 10 años en este negocio a medida que continuaremos aprendiendo de nuestros errores y éxitos. Damos la bienvenida a los nuevos desafíos como oportunidades de crecimiento, ¡Y esperamos continuar sirviendo a nuestra increíble comunidad!

¡Salud a nuestros los 10 años!