Consejos rápidos de QBO: cómo registrar fácilmente los gastos de negocio
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El dinero que gasta para administrar su negocio debe registrarse a conciencia para sus impuestos e informes. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:
Sin duda, usted vigila muy de cerca el dinero que ingresa a su negocio, registra los pagos tan pronto como llegan y los deposita en la cuenta bancaria de su empresa. ¿Pero es usted cuidadoso con sus compras?
Es fácil salir a almorzar con un cliente y olvidarse de guardar el recibo. De todos modos, imagina que no es tanto dinero. O recoge un paquete de papel de impresión y un cartucho en la tienda de suministros de oficina y no registra la compra. Cuando ignora incluso los gastos más pequeños, puede tener dos problemas. Uno, sus libros no serán precisos. Y dos, nunca se sabe cómo los $42.21 adicionales en comidas y entretenimiento pueden afectar sus impuestos sobre la renta.
QuickBooks Online ofrece dos formas de ingresar gastos. Puede crear un registro en el propio sitio. O puede tomar una foto al recibo con su teléfono usando la aplicación móvil QuickBooks Online para documentar el dinero gastado. Así es como funcionan estos dos métodos.
1. Documentar en su escritorio
Supongamos que acaba de almorzar con un proveedor para hablar sobre algunos productos que planea comprar para un proyecto que está haciendo para un cliente. Lo cargó en la tarjeta de crédito de su empresa, que rastrea en QuickBooks Online. Aún debe ingresarlo como un gasto en el sitio para que cuando llegue el resumen de su tarjeta de crédito, pueda hacer coincidir la transacción de la tarjeta de crédito con el gasto que registró.
Coloca el cursor sobre Gastos en la barra de herramientas de navegación y haz clic en Gastos. Haga clic en la flecha hacia abajo en el botón Nueva transacción y seleccione Gastos. Complete los campos en la parte superior de la pantalla con detalles como Beneficiario, Fecha de pago y cualquier Etiqueta que desee especificar. En Detalles de la categoría, seleccione la categoría correcta de la lista desplegable e ingrese una Descripción y Cantidad.
Dado que va a facturar esto al cliente como parte de la tarifa de su proyecto, haga clic en el cuadro Facturable para crear una marca de verificación. Seleccione el Cliente / Proyecto. Agregue una nota para recordar el motivo del almuerzo (¡Muy importante!) Y adjunte una foto del recibo si toma una. Clic en Guardar. Su registro del almuerzo ahora aparecerá en la pantalla Transacciones de gastos. También aparecerá en los informes de Resumen de gastos por proveedor y Cargos no facturados, entre otros.
2. Registrandolo en el camino
En el ejemplo que acabamos de ver, lo último que hicimos para registrar un gasto en QuickBooks Online fue adjuntar una foto del recibo. Hay otra forma de documentar una compra que comienza con una foto de un recibo y debería ahorrarle un poco de tiempo en la de entrada de datos: usando la aplicación móvil QuickBooks Online. La aplicación utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para “leer” el recibo y transferir algunos de sus datos a los campos de un registro de gastos. (Si no ha instalado la aplicación QBO en su teléfono inteligente, debería hacerlo. Puede hacer gran parte de su trabajo de contabilidad que se sincroniza automáticamente con QBO. También es gratis).
Abra la aplicación e inicie sesión. En la pantalla de inicio, verá un icono con la etiqueta Recibo instantáneo. Haga clic en él, sobre el recibo y muévalo hasta que vea el cuadro azul que cubre el contenido del recibo. Toma la foto. Verá que se muestra en el teléfono con un mensaje que dice: “Use esta foto“. Si parece correcto, haga clic en el enlace.
Un mensaje en la pantalla le dirá que la carga está completa y que la aplicación está extrayendo la información de ella. Haga clic en “¡Entendido!” Solo debería tomar alrededor de un minuto para que su recibo aparezca en la lista en la pantalla instantánea Recibo. Verá los detalles que la aplicación ha extraído de su recibo. Toque el gasto correspondiente y haga clic en Listo en la siguiente pantalla.
Cuando regrese a su computadora, abra QuickBooks Online y vaya a Transacciones | Ingresos. Al final de la fila que contiene su recibo, haga clic en la flecha hacia abajo junto a Eliminar y seleccione Revisar. QBO mostrará el formulario de recibo parcialmente completado junto a la foto que tomó del recibo. Complete los campos que falten y guarde la transacción. Haga clic en Crear gasto en la pantalla que se abre. Luego abra el menú Gastos y seleccione Gastos, y debería haber una entrada para el recibo que acaba de agregar.
Esta herramienta no es perfecta, por supuesto. Cada recibo tiene diferentes campos en diferentes lugares y, a veces, simplemente no son muy legibles. Pero en nuestras pruebas, la aplicación obtuvo un promedio de cuatro campos.
Es muy importante documentar sus gastos utilizando uno de estos dos métodos. Le ayudará a recordar por qué guardó el recibo y hará que sus informes sean más precisos. Siempre que esté categorizando cada transacción correctamente, también hará que su preparación de impuestos sea más fácil y rápida y se asegurará de que esté cobrando a los clientes por los gastos facturables. Y si alguna vez lo auditan, su trabajo cuidadoso será útil.
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