Las organizaciones sin fines de lucro desempeñan un papel crucial en nuestras comunidades, trabajando por diversas causas benéficas y sociales. Si bien su objetivo principal es generar un impacto positivo, es esencial que las organizaciones sin fines de lucro mantengan registros financieros precisos para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas. En esta publicación de blog, exploraremos algunas de las mejores prácticas y consejos para una contabilidad eficaz en el sector sin fines de lucro, incluida la idea errónea de que QuickBooks no funciona para organizaciones sin fines de lucro.

Seguimiento preciso de las contribuciones y donaciones

Uno de los aspectos fundamentales de la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro es realizar un seguimiento preciso de las contribuciones y donaciones. Las organizaciones sin fines de lucro dependen en gran medida del apoyo de donantes y subvenciones para financiar sus actividades. Para garantizar la estabilidad financiera y la confianza entre las partes interesadas, es fundamental llevar registros meticulosos.

A continuación se presentan algunas prácticas recomendadas para realizar un seguimiento de las contribuciones y donaciones:

1. Utilice software de gestión de donantes: considere utilizar un software de gestión de donantes especializado para realizar un seguimiento y gestionar las donaciones. Este software puede ayudarle a registrar la información de los donantes, realizar un seguimiento de las contribuciones y generar cartas de reconocimiento con fines fiscales.
2. Segmente a sus donantes: categorice a los donantes según su historial de donaciones y sus preferencias. Esto puede ayudar a adaptar sus esfuerzos de recaudación de fondos y estrategias de administración a diferentes grupos de donantes.

3. Conciliación periódica: concilie sus registros de donaciones con los extractos bancarios y asegúrese de que todas las contribuciones se registren con precisión. Este proceso ayuda a identificar cualquier discrepancia y garantiza la integridad financiera.
4. Reconozca a los donantes con prontitud: envíe cartas o correos electrónicos de reconocimiento a los donantes lo antes posible después de recibir sus contribuciones. Esto no sólo muestra agradecimiento sino que también ayuda con el cumplimiento tributario.

Informes sobre saldos de fondos y gastos

Las organizaciones sin fines de lucro deben proporcionar informes claros y transparentes sobre los saldos y gastos de sus fondos. Los donantes y otorgantes quieren garantías de que sus fondos se utilizan para los fines previstos y las autoridades reguladoras exigen informes financieros precisos.

Estas son algunas de las mejores prácticas para informar sobre los saldos y gastos de los fondos:

1. Mantenga fondos separados: cree fondos o cuentas separados para diferentes programas o proyectos. Esto facilita el seguimiento y la presentación de informes sobre cómo se asignan y gastan los fondos.
2. Estados financieros periódicos: prepare estados financieros mensuales o trimestrales que incluyan estados de resultados, balances y estados de flujo de efectivo. Estos informes brindan una visión integral de la salud financiera de su organización.
3. Asigne los gastos adecuadamente: asegúrese de que los gastos se asignen con precisión a los programas o categorías administrativas apropiadas. Una mala asignación puede dar lugar a tergiversaciones en los informes financieros.
4. Revisión y Auditoría: Realizar revisiones financieras internas periódicas y considerar auditorías externas realizadas por auditores independientes. Estas revisiones ayudan a identificar cualquier discrepancia o áreas de mejora.

Siguiendo las regulaciones para organizaciones exentas de impuestos

Las organizaciones sin fines de lucro disfrutan de un estatus de exención de impuestos, pero este privilegio viene con regulaciones y requisitos de presentación de informes específicos. Cumplir con estas regulaciones es esencial para mantener el estado de exención de impuestos y evitar problemas legales.

A continuación se ofrecen algunos consejos para cumplir con las normas:

1. Comprenda las pautas del IRS: familiarícese con las pautas del IRS para organizaciones exentas de impuestos (generalmente según la Sección 501 (c) (3) del Código de Rentas Internas). Esto incluye cumplir con la “prueba de apoyo público” y otros requisitos.
2. Presente informes anuales: presente los informes anuales correspondientes ante el IRS, como el Formulario 990 o el Formulario 990-EZ. No presentar estos formularios puede resultar en sanciones y pérdida del estado de exención de impuestos.
3. Mantenga la transparencia: haga que la información financiera, incluido el Formulario 990, esté disponible para el público en su sitio web. La transparencia genera confianza con los donantes y las partes interesadas.
4. Consulte a un profesional de impuestos: si no está seguro acerca de las regulaciones fiscales, busque asesoramiento de un profesional de impuestos que se especialice en organizaciones sin fines de lucro.

Uso de QuickBooks Online para organizaciones sin fines de lucro

Contrariamente a una idea errónea común, QuickBooks es un software de contabilidad versátil que puede ser utilizado eficazmente por organizaciones sin fines de lucro. JR Bookkeeping ha ayudado con éxito a grandes organizaciones sin fines de lucro a realizar la transición de la versión de escritorio a la versión en línea de QuickBooks, optimizando sus cuentas y aprovechando características específicas para abordar desafíos únicos.

Un problema importante que a menudo enfrentan las organizaciones sin fines de lucro es el seguimiento adecuado de los programas. QuickBooks Online ofrece varias funciones y herramientas que pueden ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a administrar sus programas de manera más efectiva:

1. Seguimiento de clases: QuickBooks Online le permite configurar clases para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos por programa o proyecto. Esta característica le permite generar informes que muestran el desempeño financiero de cada programa por separado.
2. Elaboración de presupuestos: cree presupuestos para cada programa dentro de QuickBooks Online. Al comparar los ingresos y gastos reales con el presupuesto, puede asegurarse de que sus programas se mantengan encaminados financieramente.
3. Gestión de donantes: QuickBooks Online ofrece capacidades de gestión de donantes, lo que le permite mantener organizada la información de los donantes y realizar un seguimiento preciso de las donaciones.

En conclusión, una contabilidad eficaz es crucial para que las organizaciones sin fines de lucro cumplan sus misiones y mantengan la confianza de los donantes y del público. Al realizar un seguimiento preciso de las contribuciones, informar sobre los saldos y gastos de los fondos, seguir las regulaciones fiscales y utilizar herramientas como QuickBooks Online, las organizaciones sin fines de lucro pueden mejorar su gestión financiera y centrarse en generar un impacto positivo en sus comunidades.